Катмен → Методика → Сверка начислений аптечного союза: как проверить выплаты по своим данным

Сверка начислений аптечного союза: как проверить выплаты по своим данным

Аптечный союз присылает сети отчёт: какие контракты выполнены, сколько начислено, сколько будет выплачено. Проверить этот отчёт можно только одним способом — посчитать то же самое по собственным продажам и закупкам сети и сравнить позиция в позицию. Ниже — порядок такой сверки и четыре ловушки, на которых она обычно ломается.

Автор: Евгений Коротков, основатель Катмена · обновлено 18.09.2026

Зачем сверять, если союз и так всё посчитал

Отчёт союза — расчёт одной стороны. Он показывает, что союз засчитал, а не то, что сеть выполнила. Между этими числами всегда есть разница: другой справочник товаров, другой список засчитываемых поставщиков, другой период признания, условия, изменённые письмом производителя посреди квартала. Пока разница не посчитана, сеть не знает, получила ли она свои деньги, и идёт на переговоры о следующем годе без аргументов.

Расхождение бывает в обе стороны. Сверка нужна не для того, чтобы поймать союз, а чтобы знать правду: иногда оказывается, что сеть недобирает план и бонус ещё можно спасти до конца периода.

Порядок сверки

1. Реестр контрактов. По каждому контракту: держатель (производитель или владелец бренда), перечень позиций, условие (объём закупа, продажи, доля, наличие), ставка, период, список разрешённых дистрибьюторов.
2. Собственный факт. Закупки и продажи сети по позициям контракта за тот же период — из учётной системы сети, не из отчёта союза.
3. Сопоставление товаров. Позиция союза связывается с карточками сети по штрихкоду, а не по названию, с учётом дублей карточек (см. ниже).
4. Расчёт по условиям. Бонус считается по ставкам контракта от собственного факта.
5. Сравнение и журнал. По каждой позиции и контракту: наш факт, факт союза, разница в рублях, причина. Журнал расхождений — основа претензии и следующих переговоров.

Ловушка первая: сверка по коду карточки

Союз отчитывается по своему мастер-справочнику: у него один товар — одна строка. В учётной системе сети тот же товар часто живёт двумя-тремя карточками: разные поставщики, перекодировка, смена упаковки. Если сверять код в код, половина закупа «теряется», и сверка показывает расхождение не той величины, а иногда и не того знака: сеть видит «союз приписал», а на деле союз недосчитал сеть.

Ловушка вторая: производитель в отчёте — не завод

В отчётах союзов поле «производитель» обычно означает держателя контракта — компанию, которая платит бонус. В карточке товара сети производителем записан завод. Это разные компании: препарат может выпускать один завод, а контракт на него держит владелец бренда. Группировать закупку сети по производителю из карточки, чтобы понять, какой контракт она закрывает, — ошибка: часть объёма уйдёт не в тот контракт или не попадёт никуда.

Ловушка третья: закупка мимо разрешённых дистрибьюторов

У многих контрактов есть список дистрибьюторов, закупка через которых засчитывается в план. Всё, что куплено через других поставщиков, союз законно не засчитает. Если сеть считает выполнение плана по всем накладным подряд, она ждёт бонус, который не придёт. В рабочих замерах по отдельным контрактам мимо зачёта уходила от трети до половины закупа.

Эту величину нужно показывать отдельно: «куплено мимо зачёта». Она одновременно и потеря, и аргумент — либо переводить объём на разрешённый канал, либо просить производителя расширить список.

Ловушка четвёртая: контракт на производителя, приход от дистрибьютора

Контрагент маркетингового договора — производитель, а поставщик в приходной накладной — дистрибьютор. Если искать выполнение плана по поставщику, контракта как будто нет: прямых приходов от производителя в учёте нет вообще. Выполнение считается по перечню позиций контракта, независимо от того, чьим именем подписан приход.

Что делать с найденным расхождением

• Расхождение из-за ключа или справочника — исправить свою сверку, это не претензия.
• Закупка мимо разрешённых дистрибьюторов — решение закупки на следующий период.
• Условие, выполненное по данным сети, но не засчитанное союзом, — претензия с журналом по позициям.
• Условие, недовыполненное на несколько процентов до конца периода, — задача в работу сейчас, пока бонус ещё можно получить.

Вопросы и ответы

Можно ли сверять отчёт союза по названиям товаров?

Нет. Названия у союза и в учётной системе сети записаны по-разному, и сопоставление по словам даёт ложные пары. Надёжный ключ — штрихкод, а затем свёртка дублей карточек одной позиции одного производителя.

Почему по нашим данным контракт выполнен, а союз его не засчитал?

Чаще всего причин три: часть закупа прошла через дистрибьюторов, которых нет в списке разрешённых; часть позиций лежит в учёте другими карточками и не попала в сопоставление; условие изменилось письмом производителя в середине периода. Каждую причину видно в журнале расхождений по позициям.

Как часто нужно сверять начисления союза?

Итоговую сверку — по каждому отчётному периоду союза. Но выполнение условий полезно считать по своим данным ежедневно: тогда недобор по плану виден до конца квартала, а не после, когда бонус уже потерян.

Что делать, если союз не присылает отчёт по позициям?

Считать свою сторону всё равно: реестр контрактов, собственный факт и расчёт бонуса по ставкам. Тогда даже итоговую сумму союза есть с чем сравнить, а запрос позиционного отчёта опирается на конкретную разницу в рублях.